واجبات ومسؤوليات مدير المكتب

فهرس المحتويات

إدارة الكفاءات البشرية: ركيزة أساسية في نجاح العمل

يُعدّ الاهتمام بالموظفين من أهم واجبات مدير المكتب. يشمل ذلك جوانب متعددة، بدءًا من حلّ النزاعات بينهم، ومروراً بالإشراف على ملفاتهم الشخصية، وحضورهم، وغيابهم، وتقييم أدائهم. كما يتولى مدير المكتب مهمة اختيار الموظفين الجدد، وتوجيههم وتدريبهم، وإعداد كافة الأوراق الرسمية المتعلقة بتعيينهم أو فصلهم، ووضع برامج تدريبية مناسبة لرفع كفاءتهم. [1]

دور الإشراف في تحقيق الكفاءة الإدارية

يعتبر الإشراف من الواجبات الرئيسية لمدير المكتب. في المؤسسات الصغيرة، قد يتطلب الأمر من المدير القيام بجميع المهام بنفسه، بينما في المؤسسات الكبيرة، يركز دوره على الإشراف على الفريق، والأنشطة الإدارية كافة. يشمل ذلك تنظيم المعلومات، والإشراف على الموظفين، والمعدات المكتبية، ضمان جودتها، و صيانتها، بالإضافة إلى ضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. [2]

إدارة الموارد المالية: الدقة والشفافية

يتولى مدير المكتب إدارة الشؤون المالية للمكتب أو الشركة. وهذا يشمل متابعة تسجيل النفقات، وإعداد التقارير المالية، والمحافظة على الميزانية ضمن الحدود المحددة، وإعداد التقارير الشهرية، ومتابعة الحسابات المتأخرة وتسوية أي خلافات مالية، وإدارة كشوف رواتب الموظفين، ورصد ساعات عملهم الاعتيادية والإضافية، بالإضافة إلى معالجة طلبات الإجازات المرضية، وتوقيع شيكات الرواتب. [1]

مهام إضافية متنوعة

يتجاوز دور مدير المكتب المهام المذكورة أعلاه، فهناك العديد من المسؤوليات الأخرى، منها:[3]

• تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• إدارة قواعد بيانات الشركة.
• التخطيط وتنظيم المؤتمرات والفعاليات.
• طلب المستلزمات المكتبية والأثاث.
• التواصل الفعال مع الموظفين، الموردين، والعملاء.
• تفويض المهام وتوزيعها على الموظفين.
• الإشراف على تطبيق معايير السلامة والصحة المهنية.
• التواصل مع الإدارة العليا وحضور اجتماعاتها.
• حجز تذاكر السفر والإقامة.
• إدارة المراسلات، الشكاوي، والاستفسارات.
• إتقان استخدام برامج الكمبيوتر، بما في ذلك البريد الإلكتروني وجداول البيانات. [2]
• إجراء الصيانة اللازمة للمكتب والمعدات.
• إجراء الفحوصات الدورية للأجهزة الكهربائية.
• إعداد العروض التقديمية والمقترحات.
• إدارة حسابات الشركة على منصات التواصل الاجتماعي. [2]

المراجع

1. Office Manager Duties
2. Office manager
3. Office manager: job description