فهم تنظيم اللقاءات وسبل تطويرها

مقدمة

يشير تنظيم اللقاءات إلى عملية التخطيط الدقيق، حجز الأماكن المناسبة لاجتماع مجموعة من الأفراد، والقدرة على تسييرها بفاعلية لتحقيق النتائج المرجوة منها. تُظهر بعض الدراسات أن الموظف العادي يقضي ما يقرب من 30% من وقت العمل في الاجتماعات المختلفة.

إن تنظيم اللقاءات يعتبر إجراءً بالغ الأهمية لعقد اجتماعات أكثر إنتاجية، حيث يساعد في إدارة الوقت بشكل فعال لتحقيق أهداف الفريق. وعندما يفتقر الاجتماع إلى التنظيم الجيد، قد يؤثر ذلك سلبًا على النتيجة النهائية، مما يؤدي إلى خسارة الوقت والجهد والمال.

استراتيجيات لتنظيم اجتماعات مثمرة

يمكن اتباع بعض الخطوات البسيطة التي من شأنها تعزيز فعالية تنظيم اللقاءات وتحسين مخرجاتها. من بين هذه الخطوات:

توضيح الغاية الرئيسية

يجب تحديد الهدف من الاجتماع بوضوح، سواء كان ذلك لتبادل الأفكار الجديدة، جمع المعلومات، أو اتخاذ القرارات الهامة. قد يمتلك الاجتماع أكثر من هدف، ولكن الشرط الأساسي لنجاحه هو وجود هدف واضح وخطة عمل محددة. بدون ذلك، قد لا يحقق الاجتماع النتائج المرجوة.

يجب أن يبدأ كل اجتماع بتحديد الغاية النهائية بوضوح. فالاجتماعات هي فعاليات عمل موجهة نحو تحقيق هدف معين، وإذا انطلقنا بالهدف، فسنصل إلى النجاح المنشود.

الاجتماع في أماكن غير تقليدية

تعتبر الاجتماعات التي تعقد خارج المكتب حلاً مثاليًا لتجنب الرتابة والملل. عندما تلاحظ علامات التعب على وجوه الموظفين، أو انخفاض مستوى الطاقة، أو قلة ظهور الأفكار الإبداعية، فقد حان الوقت لنقل الاجتماع إلى مكان مختلف.

يمكن للمدير اصطحاب فريقه إلى مقهى قريب أو حديقة عامة. في بعض الأحيان، تغيير البيئة هو كل ما يلزم لإعادة الحيوية وتدفق الأفكار الجيدة. من المهم أيضًا متابعة الفريق بعد الاجتماع لمعرفة مدى استمتاعهم بالتغيير وما إذا كانوا قد وجدوه مفيدًا. إذا لم يكن الأمر كذلك، يمكن تجربة شيء آخر في المرة القادمة.

التحضير المسبق والمنظم

التحضير المسبق هو مفتاح تنظيم الاجتماعات الناجحة. يجب تزويد جميع المشاركين بجدول أعمال مفصل يتضمن العناصر التالية:

• قائمة بالمواضيع التي سيتم تناولها.
• وصف موجز لأهداف الاجتماع.
• قائمة بأسماء الحضور.
• أسماء الأشخاص المسؤولين عن تقديم كل موضوع.
• وقت ومكان الاجتماع.
• معلومات أساسية إضافية يحتاج المشاركون إلى معرفتها حول الموضوع.

تقليل عدد الحضور

يجب أن يقتصر الاجتماع على الأشخاص الذين سيكون لوجودهم تأثير حقيقي على القرارات التي ستتخذ. أما بالنسبة للآخرين، فيمكنهم الاطلاع على ملخص الاجتماع لاحقًا. الهدف من الاجتماعات هو اتخاذ القرارات وليس مجرد تبادل المعلومات. عندما يشعر الحاضرون أن الموضوع الذي يتم مناقشته لا يهمهم، فإنهم سيشعرون بأن الاجتماع مضيعة للوقت.

التقيد بمواعيد الاجتماع

تأخر بعض الأعضاء بمعدل 5 أو 10 دقائق يمكن أن يطيل مدة الاجتماع بنفس القدر. إن انتظار المتأخرين هو أمر غير عادل تجاه أولئك الذين يحضرون في الوقت المحدد. لذلك، يجب البدء في الاجتماع في الموعد المحدد دون تأخير.

المراجع

1. WHAT IS MEETING MANAGEMENT?
2. What is Meeting Management?, yoyomeeting, 17/1/2021.
3. MERILY LEIS, 12 Proven Tips for Effective Meeting Management, scoro.