سمات ومميزات المستندات المحفوظة

السمات الأساسية للمستندات المحفوظة

تتميز المستندات المحفوظة بعدة سمات تحدد طبيعتها وأهميتها. هذه السمات تجعلها فريدة من نوعها وتساعد في الحفاظ عليها واستخدامها بشكل فعال. من أهم هذه السمات:

• التكوين العضوي:

  تتكون المستندات المحفوظة بشكل طبيعي نتيجة لأنشطة وإجراءات معينة. هذه المستندات ليست تجميعات مصطنعة مثل المعروضات المتحفية أو الكتب في المكتبات. بدلاً من ذلك، تنشأ هذه المستندات كجزء من العمليات الإدارية والحكومية للاستفادة منها في مختلف الأغراض. هذا التكوين الطبيعي يخلق صلات جوهرية بين أجزاء المجموعات المحفوظة.

• التماسك والترابط:

  بسبب طبيعتها العضوية، تتمتع المستندات المحفوظة بدرجة عالية من التماسك والترابط. تفقد الوثيقة المحفوظة أهميتها إذا كانت معزولة عن المجموعات التي تنتمي إليها، حيث يصعب استخدامها بشكل منفرد. هذا الترابط يضمن فهمًا شاملاً للسياق الذي نشأت فيه الوثيقة.

• الحيادية:

  تعتبر المجموعات المحفوظة جزءًا لا يتجزأ من الإدارة التي أنتجتها، وتعكس محتواها الحقائق المتعلقة بأنشطة تلك الإدارة. هذا يمنحها سمة الحيادية وعدم التحيز، مما يجعلها مصادر موثوقة للمعلومات.

• التفرد:

  لا يمكن العثور على نسخ متطابقة من المستندات المحفوظة في أماكن مختلفة، باستثناء النسخ الصادرة رسميًا عن الإدارة. لكل هيئة خصائصها ومجالات عملها الخاصة، مما يجعل وثائقها فريدة ومتميزة.

• الوضع القانوني:

  يُعد الحفظ عنصرًا أساسيًا في تعريف الوثيقة المحفوظة. يجب حفظ هذه الوثائق في مكان محدد قانونيًا، وإلا تفقد أهميتها. عملية الحفظ تمنح الوثيقة الشرعية القانونية اللازمة.

• الأهمية:

  يجب أن تحتوي الوثيقة المحفوظة على معلومات قيمة يمكن الرجوع إليها كدليل لإثبات حق أو لإجراء بحث تاريخي. الوثائق التي تفتقر إلى هذه المعلومات لا تعتبر أرشيفية.

• مصدر الوثيقة:

  يشير المصدر إلى الجهة التي حصلت على الوثيقة. لا يشترط أن يكون المصدر رسميًا، مثل شركات الدولة، بل يمكن أن يكون أفرادًا أو جهات غير رسمية. الوثائق الموجودة بحوزة هؤلاء الأفراد أو الجهات تعتبر أرشيفية إذا كانت تحتوي على معلومات ذات قيمة عالية.

• الموثوقية:

  تتميز المستندات المحفوظة بالموثوقية واحتوائها على معلومات صحيحة خالية من الشكوك، وذلك لأنها تخضع للوصاية القانونية من قبل الجهات الرسمية التي أصدرتها أو من ينوب عنها بشكل شرعي.

• العلاقات المتبادلة:

  ترتبط الوثيقة المحفوظة بعلاقة وثيقة مع الوثائق الأخرى، سواء داخل المجموعات المحفوظة أو خارجها. من الصعب فهم محتوى وثيقة معينة دون الرجوع إلى الوثائق الأخرى المرتبطة بها. للحفاظ على وحدة الوثائق المحفوظة ومنع تشتيتها، يجب الأخذ بمبدأ المنشأ أو الأصل في تنظيمها في الأرشيف العام.

ماهية المستند المحفوظ

المستند المحفوظ هو أي وثيقة رسمية أو غير رسمية يتم حفظها في مراكز حفظ الوثائق. كانت هذه الوثائق تحمل في يوم من الأيام معلومات تاريخية وقانونية تمثل أسس المعاملات بين الأشخاص والمؤسسات والدول. بالإضافة إلى الوثائق والأرشيف الإداري، هناك نوع آخر هو الأرشيف الصحفي الذي يحتوي على القصاصات الصحفية والمصادر والوثائق الأخرى المكتوبة أو المطبوعة، أو المسموعة، والمرئية، أو حتى التي يتم احتسابها.

أهمية المستندات المحفوظة

تكتسب المستندات المحفوظة قيمًا متعددة عبر حياتها الطويلة، منها:

• القيمة الأولية:

  تكون الوثائق ذات منفعة للإدارات التي أنتجتها خلال إنجاز أعمالها وأداء وظيفتها الأساسية.

• القيمة الثانوية:

  تظهر عندما تستهلك الوثائق أهدافها الجارية وتصبح مفيدة لأبحاث أخرى. يجب أن نعلم أن القسم الأكبر من الوثائق لا تكون لها قيمة ثانوية على الإطلاق أو تصبح لها قيمة ثانوية خفيفة جدًا بحيث توشك أن تكون معدومة إذا ما اتصلت بما تشغله من حيز المكان أو نظرًا لصعوبة استغلالها أو لتوفر وثائق أخرى أهم منها في نفس المواضيع.

• القيمة الإدارية:

  تظهر أهمية القيمة الإدارية في الوثيقة لما تلعبه من دور مهم في إدارة العمليات أو نشاطات الهيئة. ولا شك أن كل الوثائق لها قيم إدارية خلال حياتها الجارية وبعد إنهاء العمل فقد لا يوجد حاجة إدارية لإبقائها إلا أنه هنالك العديد من الوثائق ذات السمات الخاصة مثل الإرشادات والقوانين التي تستمر قيمتها إلى حين تغير البرنامج أو تلغى أو يأتي محلها وثائق أخرى ولكنها ستبقى لتوثيق سياسة الإدارة.

• القيمة القانونية:

  يقصد بها تلك الوثائق التي تحمل حقوقاً والتزاماً قانوني نحو أشخاص آخرين أو أفراد.

• القيمة التاريخية:

  هي الوثائق التي تحتوي على معلومات تهم الباحثين من مختلف المجالات، ولا تعني القيمة الثانوية أنها قيمة أقل وإنما قيمة مختلفة تكتسبها الوثيقة وتقوم على أساس الاستعمال المستقبلي وأن القيمة التاريخية نسبية تختلف باختلاف الوثيقة.

• القيمة الثبوتية:

  هي تلك الوثائق التي تحمل إثباتات أو براهين على أنشطة معينة.

المراجع

1. مرابطي حسام الدين،الاطلاع على الأرشيف بين التشريع و الواقع دراسة ميدانية بأرشيف مديرية الموارد المائية بسكرة، صفحة 27-29. بتصرّف.
2. عبد المجيد محمد الحويج،الوثائق األرشيفية وأهميتها في البحث العلمي، صفحة 10. بتصرّف.
3. ابراهيم نبيلة،الاطلاع على الأرشيف، صفحة 26. بتصرّف.
4. “تكتسب الوثيقة الأرشيفية عبر حياتها الطويلة قيمتين أساستني:”،كنانة أونلاين، 14/2/2022. بتصرّف.