تُعتبر الرسائل الرسمية أداة اتصال أساسية في المؤسسات الحكومية والخاصة، حيث تساهم في نقل المعلومات واتخاذ القرارات. تُعرف الرسالة الرسمية بأنها وسيلة تواصل مكتوبة تهدف إلى تحقيق أغراض محددة تتعلق بالعمل أو الشؤون الإدارية. يتم تبادل هذه الرسائل بين الأفراد أو الأقسام داخل المؤسسة الواحدة، أو بين المؤسسات المختلفة.
أهمية المراسلات الرسمية
تلعب الرسائل الرسمية دورًا حيويًا في سير العمل اليومي للمؤسسات، ويمكن تلخيص أهميتها في النقاط التالية:
- التواصل الفعال: تعتبر وسيلة اتصال موثوقة بين مختلف الدوائر والمؤسسات، سواء كانت حكومية أو خاصة. تسهل تبادل المعلومات بين الأفراد والمؤسسات على اختلاف مستوياتها.
- توفير الوقت والجهد: تساهم في اختصار المسافات والجهود المبذولة في التواصل التقليدي، مما يوفر الوقت والتكاليف.
- المرجعية القانونية: تُعد وثيقة رسمية يمكن الرجوع إليها في المستقبل عند الحاجة، مما يجعلها مرجعًا قانونيًا هامًا.
- الإعلان والترويج: تُستخدم في الإعلان عن المنتجات والخدمات، خاصة في الرسائل التجارية.
- نقل الأفكار والمعلومات: تُستخدم لنقل الأفكار والمعلومات والحلول بين مختلف الأقسام والمكاتب داخل المؤسسة.
السمات المميزة للرسائل الرسمية
تتميز الرسائل الرسمية بمجموعة من الخصائص التي تميزها عن غيرها من أنواع الرسائل، ومن أهم هذه الخصائص:
- الوضوح والدقة: يجب أن تكون الرسالة واضحة ومفهومة، مع استخدام لغة دقيقة ومحددة لتجنب أي لبس أو غموض.
- المصطلحات الإدارية: استخدام المصطلحات الإدارية المتعارف عليها، والحرص على مخاطبة الأفراد بألقابهم الوظيفية الرسمية.
- الإيجاز والاختصار: يجب أن تكون الرسالة موجزة ومختصرة، مع الحرص على عدم الإخلال بالمعنى المراد توصيله.
- الإقناع: استخدام أسلوب مقنع في الكتابة، مع تجنب العاطفة والتركيز على الحقائق والأدلة.
- المباشرة: تجنب أسلوب التبجيل والمجاملات الزائدة، والدخول في صلب الهدف مباشرة.
- الدقة والموثوقية: الحرص على استخدام معلومات دقيقة وصادقة، والتحقق من صحة البيانات قبل إرسال الرسالة.
- التسلسل المنطقي: اعتماد أسلوب التسلسل المنطقي في عرض الأفكار، بحيث تكون الأفكار مترابطة ومنظمة.
- الردود المنظمة: في حالة الرد على الرسائل، يجب الإشارة إلى الشخص المعني برقم الرسالة وتاريخ إرسالها وغرضها. وفي حال كانت الرسالة للرد على نقاط معينة، يجب مراعاة الرد على كل نقطة بشكل تسلسلي بناءً على ورودها في الرسالة الأصلية.
المكونات الأساسية للرسالة الرسمية
تتكون الرسالة الرسمية من عدة عناصر أساسية يجب مراعاتها عند كتابتها، وهي:
- البسملة: تبدأ الرسالة بكتابة “بسم الله الرحمن الرحيم” في منتصف أعلى الصفحة.
- التاريخ: يكتب التاريخ في أعلى الزاوية اليمنى من الصفحة.
- المخاطبة: مخاطبة المرسل إليه بلقبه أو رتبته الوظيفية، ويكتب أسفل التاريخ مباشرة.
- التحية الافتتاحية: مثل “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، أو “تحية طيبة وبعد”.
- الغرض: يكتب الغرض بعد التحية مباشرة، ويبدأ بحرف العطف (الفاء)، مثال: “تحية طيبة وبعد: فقد تلقيت خطابكم المؤرخ بتاريخ 11/11/2011، والمتضمن رغبتكم بأخذ علاوة، وعليه أفيدكم بالموافقة على الطلب”. مع مراعاة عرض المرسل كافة المعلومات بشكل واضح.
- التحية الختامية: مثل “والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، أو “تفضلوا بقبول أطيب تحياتي” وغيرها، بعد الانتهاء من عرض المعلومات.
- التوقيع: توقيع المرسل أو الكاتب اسمه، ثم كتابة اسمه كاملاً، في الجهة اليسرى من أسفل الرسالة.
- عنوان المرسل: يكتب العنوان في الرسائل التجارية أو غير الرسمية، في أسفل الصفحة إلى الجهة اليمنى، بشكل مقابل للتوقيع.
