دليل بناء فريق عمل متخصص في التعامل مع الحالات الطارئة

فهم الأبعاد المختلفة للأزمة

عندما تواجه أي مؤسسة ظرفًا طارئًا، فإن ذلك قد يؤدي إلى تأثيرات متنوعة، مثل تراجع حجم المبيعات أو اضطرابات في عمليات الإمداد. من الضروري التعمق في فهم طبيعة هذه التحديات قبل الشروع في تشكيل وحدة متخصصة في إدارة الأزمات. يشمل ذلك تحديد كيفية التعامل مع المشكلات التي تعيق سير العمليات الإنتاجية، بالإضافة إلى فهم المراحل المختلفة لتطور الأزمة لضمان بناء فريق قادر على إدارة الأزمة بكفاءة من خلال التعاون الوثيق مع الموردين والشركاء التجاريين.

اختيار الأفراد المتميزين

هناك عدة اعتبارات يجب أخذها في الحسبان عند اختيار الأشخاص الذين سيشكلون فريق إدارة الأزمات، ومن بينها:

• تحديد الخبرات والمؤهلات التي يجب أن يتمتع بها أعضاء الفريق.
• التركيز على عنصري الثقة والقدرة على اتخاذ القرارات الحاسمة في ظل الظروف الصعبة.
• التأكيد على أهمية التعاون والتنسيق الفعال بين أعضاء الفريق أثناء التعامل مع الأزمة.

تجميع الفريق من الوحدات التنظيمية ذات الصلة

فيما يلي قائمة بالوحدات التنظيمية التي يمكن الاستعانة بها لتشكيل فريق إدارة الأزمات:

• قسم الاتصالات.
• الشؤون القانونية.
• قسم تقنية المعلومات.
• قسم المحاسبة.
• إدارة الموارد البشرية.

وضع استراتيجية متكاملة

بعد تحديد أعضاء الفريق، يجب عليهم التعاون لوضع خطة عمل مفصلة لمواجهة أي أزمة محتملة. يجب أن تتضمن هذه الخطة العناصر التالية:

• جدول زمني واضح ومحدد.
• توزيع المهام والمسؤوليات بين أعضاء الفريق بشكل دقيق.
• التأكد من أن خبرات الفريق تتناسب مع طبيعة المهام المطلوبة.

انتقاء المسؤول المناسب

يجب اختيار قائد يتمتع بالمهارات والصفات القيادية اللازمة لقيادة الفريق بفعالية في أوقات الأزمات، مع الأخذ في الاعتبار قدرته على اتخاذ القرارات الصائبة وتحفيز أعضاء الفريق.

الحصول على الموافقة الرسمية للفريق

من الضروري الحصول على موافقة القيادة العليا في المؤسسة على تشكيل فريق إدارة الأزمات، وتحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح، لتمكين الفريق من التعامل المباشر مع المشاكل عند ظهورها.

الكفاءات الضرورية لفريق الاستجابة

يجب أن يمتلك فريق إدارة الأزمات مجموعة من المهارات الأساسية، بما في ذلك:

كفاءة التواصل الفعال

يجب أن يتمتع قائد فريق إدارة الأزمات بمهارات تواصل ممتازة مع جميع الأطراف المعنية، بالإضافة إلى القدرة على نقل المعلومات بسرعة ووضوح بين أعضاء الفريق.

مهارات التكيف السريع

ينبغي على مدير الأزمات أن يكون قادرًا على التكيف مع التغيرات المفاجئة التي قد تحدث أثناء الأزمة، والتعامل بفاعلية مع المشكلات، وطلب المساعدة من الأقسام الأخرى عند الحاجة.

القدرة على التحكم في ردود الأفعال

يجب أن يكون المدير قادراً على ضبط النفس والتحكم في الانفعالات عند وقوع الأزمة، وذلك لضمان اتخاذ قرارات عقلانية، والتواصل بفاعلية مع الآخرين، والقدرة على حل المشكلة.

نماذج لأزمات محتملة

فيما يلي بعض الأمثلة على الأزمات التي قد تواجهها المؤسسات:

• اندلاع الحرائق.
• الكوارث الطبيعية.
• حوادث السرقة والتخريب.
• انتشار الأمراض المعدية.
• انقطاع التيار الكهربائي.
• فشل أنظمة تكنولوجيا المعلومات.

آيات قرآنية وأحاديث نبوية ذات صلة (مثال)

قال تعالى: ﴿وَتَعَاوَنُوا عَلَى الْبِرِّ وَالتَّقْوَىٰ ۖ وَلَا تَعَاوَنُوا عَلَى الْإِثْمِ وَالْعُدْوَانِ ۚ وَاتَّقُوا اللَّهَ ۖ إِنَّ اللَّهَ شَدِيدُ الْعِقَابِ﴾ [المائدة: 2].

قال رسول الله صلى الله عليه وسلم: “المؤمن للمؤمن كالبنيان يشد بعضه بعضا” وشبك بين أصابعه. [صحيح البخاري]