دراسة في أنظمة المعلومات

ماهية أنظمة المعلومات

تعتبر أنظمة المعلومات من المفاهيم المحورية في عالم الأعمال الحديث، وتُعرَّف بطريقتين أساسيتين. الأولى، من خلال تحديد العناصر التي تتكون منها، حيث تُعتبر مجموعة متكاملة من المعدات (Hardware)، والبرامج (Software)، والشبكات (Networks) التي يتم تطويرها واستخدامها لجمع البيانات (Data) وتكوينها وتوزيعها. أما التعريف الثاني، فيركز على الدور الذي تلعبه، حيث تُعرَّف بأنها مجموعة من العناصر المترابطة التي تعمل معًا لجمع المعلومات (Information) ومعالجتها وتخزينها، بهدف دعم عملية اتخاذ القرارات، والتنسيق، والرقابة، والتحليل داخل المؤسسة.

العناصر المكونة لأنظمة المعلومات

تتشكل أنظمة المعلومات من خمسة عناصر رئيسية تتضافر جهودها لتحقيق قيمة مضافة للمؤسسة. هذه العناصر هي:

• المعدات (Hardware): تمثل الجانب المادي لأنظمة المعلومات، وتشمل الأجهزة مثل الحواسيب (Computers)، ولوحات المفاتيح (Keyboards)، ومحركات الأقراص (Disk Drives)، والأجهزة اللوحية (iPads).
• البرامج (Software): عبارة عن سلسلة من التعليمات التي يكتبها المبرمجون (Programmers) للتحكم في المعدات (Hardware). وتنقسم إلى نوعين رئيسيين:
  • أنظمة التشغيل (Operating System): مثل نظام ويندوز (Windows) للحواسيب، ونظام أندرويد (Android) للهواتف الذكية.
  • التطبيقات (Application): مثل برنامج إكسل (Excel)، والألعاب الإلكترونية.
• البيانات (Data): هي المعلومات التي يتم جمعها وتنظيمها في قواعد البيانات (Data Base)، وتستخدم كأداة فعالة في صناعة القرارات داخل المؤسسة.
• الأفراد (People): يمثلون القوى البشرية المرتبطة بأنظمة المعلومات، بدءًا من موظفي الدعم الفني (Help-Desk Workers)، وصولًا إلى محللي الأنظمة (Systems Analysts)، والمبرمجين (Programmers)، ومديري المعلومات (Chief Information Officer).
• الإجراءات (Process): سلسلة من الخطوات المتتالية التي تطبق على البيانات لتحقيق الناتج النهائي المطلوب. تحظى هذه العمليات باهتمام كبير من قبل المؤسسات التي تسعى إلى التفوق على منافسيها.

أصناف أنظمة المعلومات

توجد خمسة أنواع رئيسية من أنظمة المعلومات:

• أنظمة معالجة المعاملات (Transaction Processing System): تتيح هذه الأنظمة جمع المعاملات، وتحويلها، وتخزينها، وعرضها، وتعديلها، وإلغائها. كما تمنح القدرة على تنفيذ عدة معاملات في وقت واحد. وتستخدم البيانات المخزنة في قواعد البيانات (Data Base) لإنتاج التقارير، مثل الفواتير (Billing)، والأجور (Wages)، وملخصات المخزون (Inventory Summaries)، وجداول التصنيع (Manufacturing Schedules)، وسجلات الشيكات (Check Registers).
• أنظمة المعلومات الإدارية (Management Information Systems): تعتمد هذه الأنظمة على البيانات المجمعة من أنظمة معالجة المعاملات (Transaction Processing System) لإنشاء تقارير تساعد المديرين على حل المشكلات. تستخدم بعض هذه التقارير كملخصات أو تقارير مخصصة لزيادة كفاءة الأنشطة الإدارية.
• أنظمة دعم القرار (Decision Support Systems): تساعد هذه الأنظمة في اتخاذ القرارات من خلال تحليل البيانات لإنشاء توقعات إحصائية (Statistical Projections) ونماذج بيانات (Data Models). وبذلك، تدعم صانعي القرار في المؤسسات بأسس علمية وأرقام دون التأثير على أحكامهم الشخصية، وتساعدهم على حل المشكلات باستخدام بيانات خارجية.
• الأنظمة الخبيرة والشبكات العصبية (Expert Systems and Neutral Networks): تُعرف الأنظمة الخبيرة أيضًا باسم الأنظمة القائمة على المعرفة (Knowledge Based System)، وهي عبارة عن أنظمة محوسبة مصممة لتحليل البيانات وإنتاج التوصيات (Recommendations)، والتشخيصات (Diagnosis)، والقرارات (Decisions). أما الشبكات العصبية (Neutral System)، فتستخدم الحواسيب (Computers) لتعزيز الطريقة التي يعالج بها الدماغ البشري المعلومات ويتعلمها ويتذكرها.
• أنظمة المعلومات في المنظمات (Information Systems in Organizations): يجمع هذا النظام البيانات ويخزنها ويعالجها لتقديم معلومات مفيدة ودقيقة للمؤسسة أو المنظمة. ويشمل ذلك معلومات حول جمع البيانات من الأفراد والآلات التي تجمع البيانات وتعالجها وتنتجها وتخزنها، بالإضافة إلى الشبكات (Networks) التي تدير هذه العملية وتتحكم فيها.

القيمة المضافة لأنظمة المعلومات

تتجلى أهمية أنظمة المعلومات في قدرتها على معالجة البيانات الواردة من مدخلات الشركة، وتحويلها إلى معلومات مفيدة لإدارة العمليات. ولتعزيز فعالية هذه العملية، يمكن إضافة المزيد من البيانات لزيادة دقة المعلومات، أو استخدامها بطرق جديدة، كما يتضح في الأمثلة التالية:

• أنظمة الاتصالات (Communication Systems): يمكن لأنظمة المعلومات أن تزيد من فعالية عملية الاتصال من خلال تمكين المديرين من التواصل السريع مع الموظفين. يتم ذلك عن طريق تخزين المستندات (Documents) في مجلدات (Folders) تتم مشاركتها مع الموظفين الذين يحتاجون إلى هذه المعلومات. ويمكن لكل موظف إضافة المعلومات عن طريق إجراء تغييرات يتتبعها النظام، ثم يقوم المدير بجمع المدخلات وإرسال المستند المنقح إلى الموظفين المستهدفين.
• إدارة العمليات (Operations Management): يمكن لهذه الأنظمة توفير معلومات كاملة وحديثة، مما يسمح بتشغيل المؤسسة بكفاءة أكبر من خلال توظيفها للحصول على تكلفة أقل من المنافسين، أو لتقديم خدمة عملاء (Client Service) أفضل. كما توفر بيانات حول مبيعات العملاء.
• صناعة القرار (Decision-Making): يتيح نظام المعلومات للشركة المساعدة في اتخاذ قرارات أفضل من خلال تقديم جميع المعلومات وتوقع نتائج القرارات. ويتضمن القرار اختيار مسار عمل ذي عدة بدائل وتنفيذ المهام المرتبطة به. يتيح استخدام نظام المعلومات طرح سيناريوهات مختلفة لكل بديل، ثم حساب المؤشرات الرئيسية، مثل المبيعات (Sales)، والتكاليف (costs )، والأرباح (Profits) لتحديد البديل ذي النتيجة الأكثر فائدة.
• حفظ السجلات (Record-Keeping): تستخدم سجلات المؤسسة لأغراض مالية وتنظيمية، ولتحديد أسباب المشكلات واتخاذ الإجراءات. يقوم نظام المعلومات بتخزين المستندات وتاريخ المراجعة وسجلات الاتصالات والبيانات التشغيلية، وينظم البيانات، كما يعالج المعلومات ويقدمها لإعداد تقديرات التكاليف وتحليل كيفية تأثير الإجراءات على الشركة.

صعوبات في تسيير أنظمة المعلومات

على الرغم من الأهمية الكبيرة لأنظمة المعلومات، إلا أنها واجهت العديد من المشاكل حتى في الدول المتقدمة التي تستخدم معدات متطورة، مثل المملكة المتحدة والولايات المتحدة الأمريكية. وقد أجريت العديد من الدراسات لمعرفة الأسباب المؤدية لهذه المشاكل، ومنها:

• عدم مشاركة الإدارة في عملية تصميم نظام المعلومات الإدارية.
• استخدام تطبيقات معالجة بيانات ذات مستوى منخفض، خاصة في مجال المحاسبة (بالإنجليزية: Accounting).
• عدم قدرة متخصصي المعلومات في الإدارة على تقدير متطلبات المعلومات أو حل المشاكل التنظيمية الموجودة.
• عدم توفر الدعم من إدارة المؤسسة.

المراجع

1. Dave Bourgeois, David T. Bourgeois,”What Is an Information System?”،www.bus206.pressbooks.com, Retrieved 18-11-2018. Edited.
2. Kevin Cress (14-12-2009),”5 Types of Information Systems”،www.mindmeister.com, Retrieved 18-11-2018. Edited.
3. Bert Markgraf (26-6-2018),”Importance of Information Systems in an Organization”،wwww.smallbusiness.chron.com, Retrieved 18-11-2018. Edited.
4. W.B. Adeoti-Adekeye,The importance of management information systems, Ilorin, Nigeria: Library Department, University of Ilorin, Page 326. Edited.