دراسة حول مهام المنظمة

أعمال المنظمة الأساسية

تسعى المنظمات على اختلاف أنواعها إلى تحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية من خلال مجموعة من المهام المتكاملة. هذه المهام تتداخل وتعتمد على بعضها البعض لتحقيق الأداء الأمثل. فيما يلي عرض لأهم هذه المهام:

مهمة التهيئة

تُعد مهمة التهيئة حجر الزاوية في نجاح أي منظمة. تتضمن هذه المهمة تحديد الأهداف التنظيمية وصياغة الاستراتيجيات اللازمة لتحقيقها. تقوم الإدارة بوضع رؤية واضحة للمستقبل وتحديد الخطوات العملية التي يجب اتخاذها لتحقيق هذه الرؤية. يشمل ذلك تحليل البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة، وتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتحديات. من خلال التخطيط السليم، تستطيع المنظمة تخصيص مواردها بكفاءة وتجنب المخاطر المحتملة.

خلال التهيئة، تحدد إدارة المؤسسة أهدافًا تنظيمية، وتتخذ قرارات استراتيجية لتحديد مسار العمل، كما تتبادل الأفكار للوصول إلى بدائل مختلفة ومن ثم اختيار أفضل بديل لتحقيق الهدف بأفضل مسار، إذ يُحلل المدراء بعمق وضع المؤسسة الحالي وما تمتلك من موارد متاحة لتحقيق أهدافها.

مهمة التنسيق

تعتبر مهمة التنسيق أساسًا لضمان انسيابية العمل داخل المنظمة. تشمل هذه المهمة توزيع المهام والمسؤوليات على الأفراد والأقسام المختلفة، وتحديد العلاقات بينها. تهدف مهمة التنسيق إلى توفير بيئة عمل منظمة وفعالة، حيث يعرف كل فرد دوره ومسؤولياته بوضوح. يتضمن ذلك تصميم الهيكل التنظيمي للمنظمة، وتحديد خطوط السلطة والاتصال، وتوفير الموارد اللازمة لتنفيذ المهام.

تقوم مهمة التنظيم في مجملها على جمع الموارد المادية والمالية والبشرية وتنظيم العلاقة الإنتاجية فيما بينها وتطويرها لتحقيق أهداف المؤسسة، إذ تبرز أهمية التنظيم الإداري في توزع الموارد المادية على الموظفين لتحقيق الأهداف التي وضعت خلال مرحلة التهيئة، وينظم المدراء مع الشؤون المالية والموارد البشرية أمور الميزانية والأمور المتعلقة بالتوظيف، كما يضعون الموظفين في الأدوار التي تناسبهم وفقًا لدوافعهم وكفاءاتهم للحصول على أفضل بيئة عمل إنتاجية.

ومن الأمثلة على مهمة التنسيق؛ إذا قامت المؤسسة بإطلاق حملة إعلانية لمنتج جديد، ولم يتحمل مدير العلامة التجارية الذي يعمل بدوام جزئي مسؤولية هذا العمل، فإنّه يُمكن للمؤسسة استئجار وكالة إعلانات لتساعدها على الترويج لمنتجها.

مهمة استقطاب الكفاءات

تولي المنظمات الناجحة اهتمامًا كبيرًا بمهمة استقطاب الكفاءات. تتضمن هذه المهمة جذب واستقطاب وتعيين أفضل الكفاءات البشرية القادرة على تحقيق أهداف المنظمة. يشمل ذلك تحديد الاحتياجات الوظيفية، والإعلان عن الوظائف الشاغرة، وإجراء المقابلات والاختبارات، واختيار المرشحين الأنسب. تهدف مهمة استقطاب الكفاءات إلى بناء فريق عمل قوي ومؤهل قادر على تحقيق النجاح للمنظمة.

تحتاج المؤسسة إلى الموظفين لملء هياكلها الوظيفية جميعها، فالموظفين هم أهم مورد في المؤسسة وهم أكثر أهمية من المعدات أو الأدوات أو المباني، فهم من يمنحون للمؤسسة ميزتها التنافسية ويحددون جودة المنتجات والخدمات التي تقدمها، وبالتالي هم من يبنون سمعة المؤسسة، لذا تحتاج المؤسسة إلى تعيين موظفين بقدرات ومهارات ومعرفة مناسبة، بحيث يكونون مؤهلين لتلك المناصب؛ لضمان نجاح المؤسسة في المستقبل وليبقى لديها القدرة على المنافسة.

تتلخص مهمة التوظيف بتعيين الموظفين في المؤسسة وتدريبهم؛ من أجل تطويرهم ليكونوا ملائمين للدور الذي سيعملون به داخل المؤسسة، ويحدث التطوير بشكل مستمر لشغل أي دور مطلوب في المؤسسة، وفي حال حصل توسع للمؤسسة، أو فقدت أحد الموظفين، أو توفرت فرص عمل ترويجية جديدة، أو زادت المبيعات، فإنّ مهمة التوظيف تضمن وجود موظفين تم تدريبهم وتطويرهم وأصبحوا جاهزين لملء هذه الأدوار الجديدة، وهذا ما يُطلق عليه مفهوم التخطيط التعاقبي.

مهمة القيادة

تعتبر مهمة القيادة جوهر الإدارة الفعالة. تشمل هذه المهمة توجيه وتحفيز الموظفين لتحقيق أهداف المنظمة. يقوم القائد بتحديد رؤية واضحة للمستقبل، وإلهام الموظفين لتحقيق هذه الرؤية، وتوفير الدعم والتوجيه اللازمين لهم. تعتمد مهمة القيادة على مهارات التواصل الفعال، والقدرة على بناء الثقة، والتحفيز، وحل المشكلات.

تكون مهمة التوجيه من مسؤوليات المدير؛ إذ يوجه ويرشد ويحفز الموظفين في المؤسسة لتحقيق أهدافها، ومن المهم أن يكون مبدأ التوجيه فعال من خلال تلقّي الموظفين التعليمات من قبل رئيس واحد فقط، وإلّا سيحدث ارتباك وفوضى في المؤسسة، كما أنّه من المهم أن يتّبع المدير أسلوبًا تحفيزيًا أثناء تطبيق مهمة التوجيه، وذلك وفقًا لما تتطلبه المواقف والظروف المتغيرة، وحسب قدرات واحتياجات الموظفين.

مهمة التدقيق

تُعد مهمة التدقيق ضرورية لضمان تحقيق الأهداف المرجوة. تشمل هذه المهمة مراقبة وتقييم الأداء، وتحديد الانحرافات عن الخطط الموضوعة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة. تهدف مهمة التدقيق إلى ضمان أن العمل يسير وفقًا للخطة، وأن الموارد تستخدم بكفاءة وفاعلية. يتضمن ذلك وضع معايير الأداء، وقياس الأداء الفعلي، ومقارنته بالمعايير، وتحديد أسباب الانحرافات، واتخاذ الإجراءات التصحيحية.

تتم مهمة المتابعة او التحكم من قبل المدراء؛ إذ يقيمون مسار الخطة لضمان تحقيق أهداف المؤسسسة بنجاح، ويضعون مواعيد نهائية لمتابعة الموظفين وتقييم أدائهم وإعطائهم ملاحظات، وتقديم اقتراحات لهم أو ملاحظات تحفيزية لقيامهم بعملهم بشكل جيد، كما يُمكن أن يقدموا حوافز للموظفين ذوي الكفاءة العالية في الأداء، ومن التعديلات التي يحتاج المدراء القيام بها خلال هذه المهمة؛ تعديلات الميزانية، وتعديلات التوظيف.

تهدف مهمة التدقيق إلى التأكد من أن جميع الخطط تنفذ وفقًا للمعايير التي وضعت مسبقًا، وهي وسيلة لقياس إنجاز الخطط ومقارنتها بالمعايير وتصحيح الانحرافات لضمان تحقيق أهداف المؤسسة بنجاح، كما يُمكن من خلالها التنبؤ بالانحرافات قبل حدوثها.

الخلاصة

تعتبر المهام الأساسية للمنظمة عناصر حيوية لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية. تتكامل هذه المهام وتعتمد على بعضها البعض، وتشمل التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والتوجيه، والتدقيق. من خلال الاهتمام بهذه المهام وتطبيقها بشكل فعال، تستطيع المنظمات تحقيق النجاح والتميز في بيئة الأعمال المتغيرة.

المصادر

• أبت”Functions of Management”,managementstudyguide, Retrieved 5/7/2021. Edited.
• SUSAN M. HEATHFIELD (8/6/2020),”What Every Manager Needs to Know About Succession Planning”,the balance careers, Retrieved 5/7/2021. Edited.
• أبت”What Are the 4 Basic Functions of Management?”,indeed, 8/1/2020, Retrieved 5/7/2021. Edited.
• “Principles of Management”,CliffsNotes, Retrieved 5/7/2021. Edited.
• “What is Directing Function of Management?”,papertyari, 13/1/2013, Retrieved 5/7/2021. Edited.