مقدمة
يشير مفهوم تنظيم الأعمال المكتبي المعاصر إلى الوظائف الأساسية والضرورية لضمان سير العمل في المكتب بسلاسة وكفاءة، بهدف تقديم المنتجات أو الخدمات المطلوبة في الوقت المحدد. يتولى هذه المهمة موظف متخصص، غالبًا ما يكون مدير المكتب، الذي يشغل منصبًا إداريًا يتميز بتعقيده وتعدد مهامه. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية وإدارية عالية لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.
المسؤوليات الجوهرية لتنظيم الأعمال المكتبي الحديث
تتنوع مسؤوليات تنظيم الأعمال المكتبي الحديث وتشمل جوانب متعددة تهدف إلى ضمان كفاءة العمل وسير العمليات بسلاسة. يمكن تلخيص هذه المسؤوليات في النقاط التالية:
- في الشركات الصغيرة، غالبًا ما يتولى شخص واحد جميع المهام المتعلقة بتنظيم الأعمال المكتبية.
- في الشركات الكبيرة ومتعددة الجنسيات، يتم توزيع مهام تنظيم الأعمال المكتبية على أكثر من شخص لضمان تغطية جميع الجوانب.
- يعمل مدير المكتب الحديث على التأكد من أن العمل يسير بسلاسة ويسر، مع التركيز على تحسين العمليات وتقليل العقبات.
- يتولى مدير المكتب الإدارة العامة اليومية للمكتب، بما في ذلك العناية بمبنى المكاتب ومرافقه.
- يحافظ مدير المكتب على علاقات جيدة مع الموردين الخارجيين والشركات المتعاونة لضمان الحصول على أفضل الخدمات والأسعار.
- يعتبر المكتب الأمامي للشركة نقطة الاتصال الرئيسية بين الشركة وعملائها، لذا يجب الاهتمام به وتوفير خدمة عملاء ممتازة.
الأنشطة الرئيسية في تنظيم الأعمال المكتبي المعاصر
تختلف الأنشطة التي يتم القيام بها في تنظيم الأعمال المكتبي المعاصر بناءً على طبيعة الشركة ونوع العمل الذي تقوم به. على سبيل المثال، يختلف ملف تعريف مكتب التصنيع عن مكتب المحاسبة، كما يختلف مكتب المحاسبة عن مكتب البحث والتطوير. لذلك، يجب على مدير المكتب أولاً تحديد السبب الرئيسي لوجود المكتب وتأسيسه، بالإضافة إلى تحديد المكونات الضرورية لإنشاء مكتب يعمل بكفاءة وفعالية لتحقيق نتائج مرضية.
ومع ذلك، على الرغم من الاختلافات الموجودة بين مكاتب إدارة الأعمال المختلفة، هناك بعض الأنشطة التي تتشابه فيما بينها، ومنها على سبيل المثال:
- معالجة البريد الوارد وتوزيعه على الأقسام المعنية.
- معالجة البريد الصادر والتأكد من إرساله في الوقت المناسب.
- الكتابة والطباعة وإعداد المستندات والتقارير اللازمة.
- نسخ الإيداعات وحفظها في الأرشيف.
- استرجاع السجلات والملفات عند الحاجة إليها.
تطورات في أساليب إدارة المكاتب الحديثة
للحفاظ على مشاركة الموظفين وإعطاء العملاء أفضل انطباع أولي عن الشركة، هناك بعض التوجهات الحديثة في إدارة المكاتب التي يجب التفكير في تبنيها، ومنها:
تحديد المواقع
تعتبر الأنظمة التي تستخدمها إدارات المكاتب الحديثة والتي تعمل على تسهيل الوصول إلى الأماكن المطلوبة داخل الشركات أمرًا مهمًا لنجاح تنظيم الأعمال المكتبية في الشركات. يمكن لإدارة المكاتب المعاصرة استخدام الأنظمة التي تساعد على ذلك، مثل شاشات اللمس والعديد من تطبيقات تحديد المواقع لتوجيه ضيوف وعملاء الشركة من خلال مكتب إدارة الأعمال.
تستخدم معظم المكاتب الحديثة الآن هذه الأنظمة لمساعدة الموظفين الجدد في العثور على طريقهم داخل المؤسسات، مما يعني تقليل الوقت والجهد المبذول في توجيه الموظفين. يمكن دمج هذه الأنظمة مع مستشعرات الحركة التي تكتشف ما إذا كانت الغرف فارغة، مما يقلل من الوقت المستغرق في انتظار المساحات في غرف الاجتماعات ويقلل من فرص اجتماع أكثر من مجموعة في نفس الغرفة.
موظف الاستقبال في المكتب الافتراضي
موظفو الاستقبال الافتراضيون، أو أنظمة تسجيل الدخول الرقمية، هي الأنظمة التي تسمح بزيادة كفاءة عمل منطقة الاستقبال في الشركات والمكاتب. تسمح هذه الأنظمة بتسجيل الدخول الرقمي للضيوف والعملاء وتسجيل أنفسهم ثم تنبيه موظف الاستقبال عند اكتمال هذه العملية.
تعمل بعض هذه الأنظمة أيضًا على طباعة شارات الزوار وجدولة العملاء في محطات مختلفة، مما يقلل من عبء العمل على مدير المكتب وموظف الاستقبال ويزيد من رضا العملاء.
استخدام التكنولوجيا والتخزين عبر الإنترنت
تتيح بعض التقنيات المتصلة بالإنترنت تبسيط جميع عمليات إدارة المكاتب، بما في ذلك تنظيم البيانات والنسخ الاحتياطي للمعلومات والتعاون بين الإدارات. تعمل هذه التقنيات أيضًا على إتاحة المجال لتخزين الملفات عبر الإنترنت، مما يقلل من مساحة التخزين الفعلية المطلوبة للسجلات والملفات الورقية التي تستخدمها الشركات عادةً بالطرق التقليدية.
بيئة العمل الصحية
تعتبر الشركات في الوقت الحاضر في طليعة الجهود المبذولة لتهيئة بيئة عمل صحية. تحتوي معظم المكاتب الآن على العديد من الصالات الرياضية التي تعمل على زيادة وتحسين إنتاجية الموظفين، وتحقيق أقصى قدر من الإضاءة الطبيعية للموظفين من خلال تصميم نوافذ كبيرة. تعتبر الكراسي والمكاتب المريحة من القواعد المهمة في إدارة المكاتب المعاصرة التي تضمن صحة سليمة للموظفين.
جماليات المكاتب
يعتبر هذا التوجه مهمًا في تنظيم الأعمال المكتبي الحديث، لما ينتج عنه من تحسين مزاج الموظفين في أعمالهم وبالتالي تحسين كفاءة الإنتاج لديهم. ثبت أن النباتات الداخلية تعمل على تحسين مزاج العمال وتقليل نسب التعب بنسبة تصل إلى 38٪، وتقليل القلق والتوتر.
تتميز المكاتب الحديثة ببعض عناصر التصميم المميزة، بما في ذلك الألوان المتناسقة وأشكال الأثاث المثيرة للاهتمام ووجود الكثير من الأعمال الفنية الاستثنائية والأرضيات الفخمة والحديثة.
المراجع
- “A guide to a career in modern office management”,prokerala, Retrieved 8/3/2022. Edited.
- “What are the Functions of a Modern Office?”,lbtc, Retrieved 8/3/2022. Edited.
- “Modern Trends in Office Management”,tweakyourbiz, Retrieved 8/3/2022. Edited.
