مقدمة
تُعد الإجراءات الورقية جزءاً لا يتجزأ من العمليات المحاسبية في أي مؤسسة. فهي تمثل الخطوة الأولى والأساسية في تسجيل وتوثيق العمليات المالية. هذه الإجراءات ترتبط بشكل وثيق بالوثائق المحاسبية، حيث يتم فحص هذه الوثائق والتأكد من صحتها قبل تسجيلها في السجلات المحاسبية. كما يمكن تعريفها بأنها سلسلة من الخطوات التي تهدف إلى إضفاء الشرعية القانونية على المستندات المحاسبية، والتحقق من مصداقيتها، وذلك بهدف تسجيل القيود المحاسبية بدقة عالية وترحيلها إلى الدفاتر والقوائم المالية.
لذلك، يجب على المحاسب أن يولي اهتماماً بالغاً لصحة هذه الإجراءات، لتجنب أي أخطاء قد تؤثر على دقة البيانات المالية. والجدير بالذكر أن الإجراءات الورقية تساهم في تنظيم العمل المحاسبي وتسهيل عملية التدقيق والمراجعة.
الأهداف الرئيسية للإجراءات الورقية
تسعى الإجراءات الورقية إلى تحقيق مجموعة من الأهداف الأساسية، والتي تشمل:
- تحديد وتوضيح المهام والأنشطة المطلوبة من الإدارة.
- تجميع البيانات والتقارير اللازمة لتقديمها إلى الإدارة العليا لاتخاذ القرارات.
- المساهمة في مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات الصائبة والمستندة إلى معلومات دقيقة.
- تعزيز التعاون والتنسيق بين الأقسام المختلفة في المؤسسة التي تشترك في تنفيذ مهام معينة.
- تسهيل عملية الوصول إلى المستندات والمعلومات المستخدمة في تنفيذ العمليات الإدارية.
- مراقبة وتتبع حركة المستندات المحاسبية بين مختلف أقسام المؤسسة.
- تحديد وتقييم قيم الأصول والالتزامات المستخدمة في تنفيذ المهام والعمليات.
تصنيفات الإجراءات الورقية
تنقسم الإجراءات الورقية إلى ثلاثة أنواع رئيسية، وتختلف باختلاف طبيعة العمليات التي تغطيها.
الإجراءات الورقية في المستودعات
تختص الإجراءات الورقية في المستودعات بمتابعة وتوثيق جميع المعلومات المتعلقة بالبضائع الموجودة في المستودعات. وتشمل هذه الإجراءات توثيق عمليات البيع والشراء، ومراقبة المخزون لضمان تطابق الكميات الموجودة فعلياً مع السجلات الورقية. كما تهدف هذه الإجراءات إلى التأكد من سلامة عمليات استيراد وتصدير المواد خلال الفترة المحاسبية، وتسجيلها بشكل يومي وفقاً للإجراءات المعتمدة في الشركة.
الإجراءات الورقية في قسم المشتريات
تهتم الإجراءات الورقية في قسم المشتريات بمتابعة وتوثيق المستندات المتعلقة بعمليات الشراء التي تقوم بها الشركة خلال السنة المالية. يمكن تقسيم المشتريات إلى نوعين رئيسيين:
- المشتريات الطارئة (غير النمطية): وهي المشتريات التي لا يتم التخطيط لها مسبقاً، ويتم إعداد المستندات الخاصة بها عند الحاجة إليها. مثال على ذلك: شراء أدوات مكتبية جديدة، حيث يتم إضافة قيمتها إلى المصاريف الأخرى.
- المشتريات الروتينية (النمطية): وهي المشتريات التي تعتاد الشركة على شرائها بشكل دوري ومنتظم. عادةً ما توجد قائمة بهذه المشتريات لدى أمين المستودع، والذي يقوم بإعداد تقرير بالكميات الناقصة وتقديمه للمحاسب لتحديد التكلفة المالية وتوريدها إلى المستودعات.
الإجراءات الورقية في قسم المبيعات
تتعلق الإجراءات الورقية في قسم المبيعات بمتابعة وتوثيق المستندات الخاصة بعمليات البيع التي تقوم بها الشركة خلال السنة المالية. وتعتمد هذه الإجراءات على دراسة آراء العملاء والطلبات المقدمة للحصول على سلع معينة. يقوم المحاسب المختص بإعداد الإجراءات الورقية للمبيعات بالاعتماد على الوثائق الرسمية، والتي تشمل الفواتير وبطاقات صنف المادة.
عادةً ما تتضمن مستندات المبيعات المعلومات التالية: الكمية المباعة، سعر الوحدة الواحدة، السعر الإجمالي، التفاصيل، وطريقة الدفع. تتكون هذه المستندات عادةً من نسختين، نسخة للشركة ونسخة للعميل.
