جدول المحتويات:
مقدمة في أهمية تنظيم الوقت
إن القدرة على تنظيم الوقت بكفاءة تعتبر مهارة حيوية لتحقيق النجاح في مختلف جوانب الحياة. فالتنظيم الجيد للوقت يسمح لنا بالاستفادة القصوى من كل يوم، وإنجاز المهام بسرعة وفعالية أكبر، وتحديد الأولويات التي تؤثر بشكل إيجابي على حياتنا. يتطلب ذلك تبني استراتيجيات وتقنيات مختلفة تتناسب مع احتياجات كل فرد. فيما يلي عرض لأبرز هذه التقنيات والاستراتيجيات:
أسلوب بومودورو
يعتمد هذا الأسلوب، المعروف أيضًا بتقنية الطماطم، على استخدام مؤقت لتقسيم العمل إلى فترات زمنية محددة، مما يساعد على زيادة الإنتاجية وتحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح. يناسب هذا الأسلوب الأشخاص المبدعين والذين يشعرون بالإرهاق من العمل المتواصل. تتضمن هذه التقنية الخطوات التالية:
- تحديد المهمة المراد إنجازها.
- ضبط المؤقت لمدة 25 دقيقة (مثال).
- التركيز على أداء المهمة خلال هذه المدة.
- أخذ استراحة قصيرة لمدة 3-5 دقائق عند انتهاء المدة.
- تكرار الخطوات السابقة أربع مرات.
- بعد الانتهاء من الجلسات الأربع، يتم أخذ استراحة أطول (20-30 دقيقة)، ثم إعادة الخطوات من البداية.
تطبيق مصفوفة أيزنهاور
تُعرف أيضًا بمصفوفة “هام/عاجل”، وهي أداة فعالة للمفكرين الناقدين والمديرين. تعتمد على تقسيم المهام إلى أربعة أقسام بناءً على أهميتها وإلحاحها:
- المهم والعاجل: يمثل مربع الأزمات الذي يتطلب معالجة فورية.
- المهم وغير العاجل: يمثل مربع التخطيط للمستقبل وجدولة المهام.
- غير المهم والعاجل: يمثل مربع الخداع، حيث يجب إنجاز المهام ولكن يمكن تفويضها.
- غير المهم وغير العاجل: يمثل مربع مضيعة الوقت، ويجب التخلص من هذه المهام.
تفعيل قانون باركنسون
ينص هذا القانون، الذي وضعه المؤرخ البريطاني سيريل باركنسون، على أن الوقت المتاح لإنجاز مهمة ما هو الوقت الذي ستستغرقه المهمة بالفعل. لذا، يمكن استخدامه لتحسين إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية.
استخدام تقنية GTD
تساعد طريقة “إنجاز الأمور” (Getting Things Done) الأفراد الذين يجدون صعوبة في التركيز على مهمة واحدة. تعتمد على تسجيل المهام، تقسيمها إلى عناصر صغيرة قابلة للتنفيذ، تحديد الأولويات، ومتابعة المهام بانتظام مع حذف المهام المنجزة.
فهم نظرية الجرة
تشبه هذه النظرية اليوم بجرّة محدودة المساحة، والأنشطة اليومية بالمواد التي تملأ الجرة (الرمال والحصى والصخور). إذا ملئت الجرة بالرمال (المهام الصغيرة)، فلن يتبقى مكان للأشياء الكبيرة (المهام الأساسية). لذا يجب التخطيط وتحديد الأولويات والبدء بالمهام الأساسية أولاً.
آلية التخطيط السريع RPM
تهدف طريقة التخطيط السريع (Rapid Planning Method) إلى تدريب العقل على التركيز على الأهداف المراد تحقيقها. يتم ذلك من خلال كتابة المهام، فرزها حسب القواسم المشتركة، ثم إنشاء مجموعات التخطيط السريع على ورقة جديدة، مع تحديد النتيجة المرغوبة وطرق إكمال المهمة.
تطبيق استراتيجية أكل الضفدع
تستند هذه التقنية إلى مقولة: “إذا كان أول شيء تفعله كل صباح هو أكل ضفدعًا حيًا، يمكنك خوض بقية يومك مع الشعور بالارتياح لمعرفة أن هذا هو على الأرجح أسوأ شيء يمكن أن يحدث لك طوال اليوم!”.
الفكرة الرئيسية هي إنجاز أهم المهام في الصباح الباكر لتسهيل إنجاز بقية المهام خلال اليوم. تساعد هذه التقنية على التغلب على التسويف وزيادة الفعالية والإنتاجية.
تطبيق قاعدة باريتو (80/20)
تنص هذه القاعدة على أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الأسباب. تساعد هذه التقنية الأفراد على تحديد الأولويات الأكثر فعالية في حل المشكلات. يتم ذلك من خلال وضع قائمة بالمشاكل الحالية، تحديد الأسباب الجذرية، تحليلها، ثم التوصل إلى الحلول المناسبة في أقصر وقت ممكن وبأكثر فعالية.
المراجع
- ^أبتثجح”9 Proven Time Management Techniques and Tools | USAHS”,The University of St. Augustine for Health Sciences, Retrieved 6/4/2022. Edited.
- ↑Kat Boogaard (12/2/2022),”What is Parkinson’s Law and why is it sabotaging your productivity?”,atlassian, Retrieved 6/4/2022. Edited.
- ↑Sharon F. Danzger (19/9/2019),”THE PICKLE JAR THEORY”,control chaos, Retrieved 6/4/2022. Edited.
- ↑”Pareto Analysis”,corporate finance institute, Retrieved 6/4/2022. Edited.
