المحتويات
التحضير المسبق
يُعتبر التخطيط المسبق للمهام من أهم الاستراتيجيات المستخدمة في تحسين إدارة الوقت. فهو يساعد على هيكلة المهام بطريقة منظمة، ويوفر رؤية شاملة لجميع الأعمال المطلوب إنجازها. يمكن أن يكون التخطيط يوميًا، أسبوعيًا، أو شهريًا، ويجب أن يتضمن تقديرًا للوقت اللازم لإنجاز كل مهمة، مما يساهم في تنظيم الجدول اليومي بكفاءة أكبر.
استخدام الأدوات المختلفة المساعدة في التحضير يساهم في إدارة الوقت بصورة أفضل وترتيب المهام بطريقة محفزة، ومن بين هذه الوسائل: المفكرات، التقويمات، تطبيقات الهواتف الذكية، الجداول الجدارية، بطاقات الفهرسة، المذكرات الصغيرة، وأجهزة الحاسوب المحمولة.
تحديد الأهم
عملية تحديد الأولويات تساعد في التركيز على المهام ذات الأهمية القصوى لإنجازها، وتجنب إضاعة الوقت في المهام غير الضرورية. إذا كانت جميع المهام ضرورية، يمكن تحديد الأولويات بناءً على الموعد النهائي لكل مهمة، أو وضع المهام التي تعطي طاقة إيجابية ودافعية أكبر ضمن المهام الأولية.
يُنصح بتصنيف المهام التي يجب القيام بها إلى عدة أنواع:
- مهام يمكن التخلص منها لأنها غير ضرورية، مما يساعد على الحفاظ على الوقت وعدم إهداره في أمر غير ضروري.
- مهام يمكن تفويضها لشخص آخر للقيام بها.
- مهام عاجلة يجب البدء بها فورًا، إذ إن تأجيلها قد يسبب إثارة مشاعر القلق والتوتر.
- مهام تحتاج إلى وقت طويل، لكنها غير مستعجلة.
التعامل مع مهددات الوقت
يمكن أن تكون بعض الأنشطة التي تُمارس خلال اليوم سببًا في ضياع الكثير من الوقت، وقد تكون هذه الأنشطة هامشية لا يشعر الفرد بأنها قد تستنزف وقته، مثل: تصفح الهاتف المحمول، أو تفقد الإشعارات التي تصل من البريد الإلكتروني وغيره بشكل مستمر، أو تجاوز بعض الاجتماعات واللقاءات المدة المحددة لها، أو الزيارات غير المتوقعة من الأصدقاء والمعارف.
إنهاء العمل بسرعة
يعتقد البعض أن قضاء وقت أطول في إنجاز مهمة ما هو الأسلوب الأمثل، ولكن وفقًا لرأي المختصين، ينبغي التركيز على النتائج وليس على مقدار الوقت الذي يقضيه الشخص لإتمام المهمة. لذا، يجب البحث عن الطرق الأكثر فعالية لإنجاز المهام، والتركيز على إتمام المهمة بأسرع وقت ممكن، مما يساهم في تنظيم الوقت بشكل أفضل لإتاحة الفرصة لإنجاز مهام ضرورية أخرى.
تفادي ازدواجية العمل
يحاول البعض إنجاز عدد من المهام في وقت واحد ظنًا منهم بأنها طريقة فعالة للاستفادة من الوقت، ولكن تشير الدراسات إلى أن تعدد المهام يؤدي إلى تقليل الإنتاجية، وتشتيت التركيز في المهام، وبالتالي إنجازها بشكل غير صحيح. كما أن تعدد المهام يؤخر عملية الإنجاز، مما يؤدي إلى ضياع الكثير من الوقت. لذا، يُنصح بالتركيز على مهمة واحدة وإنجازها قبل الانتقال إلى غيرها.
الابتعاد عن التأجيل
تبدو بعض المهام الضرورية صعبة أو غير محببة؛ لذا تبدأ عملية التسويف والتأجيل لتجنب القيام بها، ولكن التأجيل المستمر لهذه المهام يؤثر سلبًا في إنجاز المهام الأخرى، وذلك لأنها تصبح عائقًا وبالتالي تؤثر في التركيز وتزيد من الشعور بالضغط النفسي. لذا، يُنصح بالبدء بها أولاً بدلًا من تأجيلها، ويمكن إنجاز هذه المهام بتقسيمها إلى مهام أصغر، واتباع نظام المكافآت للتحفيز على إنجازها.
المراجع
- Kate Kurzawska (12-7-2018),”Most Effective and Proven Time Management Techniques”،www.timecamp.com, Retrieved 3-1-2021. Edited.
- Sue W. Chapman, Michael Rupured (2020),Time Management: 10 Strategies for Better Time Management, USA: University of Georgia, Page 3،5،6. Edited.
- “Five essential time management techniques”,memory.ai,14-10-2020، Retrieved 3-1-2021. Edited.
- Dan McCarthy (29-8-2019),”Ten Timeless Time Management Techniques”،www.thebalancecareers.com, Retrieved 3-1-2021. Edited.
- “Easy time-management tips”,www.nhs.uk,9-11-2018، Retrieved 3-1-2021. Edited.
