آليات تسيير المشاريع بفعالية

ما المقصود بالمشاريع؟

تُعتبر المشاريع بمثابة مساعٍ مُحددة الأهداف، تهدف إلى معالجة قضايا أو تحديات معينة. تتميز المشاريع بوجود نقطة بداية ونهاية واضحة، وتشمل عناصر متنوعة مثل الأهداف المرجوة، والميزانية المتاحة، وفريق العمل المتخصص بمهارات فنية لتحقيق تلك الأهداف.

يمكن تعريف المشاريع أيضاً على أنها أنشطة مُخطط لها، تعتمد على معلومات دقيقة لتأسيس شيء جديد أو تطوير شيء قائم بالفعل.

تعريف شامل لإدارة المشاريع

إدارة المشاريع هي منظومة من المعارف المتصلة بمجموعة من الأدوات، المبادئ، والتقنيات المستخدمة في عمليات المراجعة، والرقابة، والرصد، والتخطيط للمشاريع.

كما تُعرف إدارة المشاريع بأنها عملية تطبيق التخطيط والتنظيم على جميع الموارد المتوفرة في المؤسسة، بهدف إنجاز مشروع محدد لمرة واحدة. تشمل هذه الموارد رأس المال والقوى العاملة. تساعد إدارة المشاريع في تحديد أهداف المشاريع وعناصرها الأساسية.

تعريف آخر لإدارة المشاريع يصفها بأنها مجموعة من المهام التي تشمل تنسيق وتنظيم الموارد المالية والبشرية، بهدف إكمال العمل على المشاريع بكفاءة وفعالية.

كيفية إدارة المشاريع بفاعلية: خطوات أساسية

يعتمد نجاح إدارة المشاريع على قيام المديرين بتنفيذ مجموعة من الخطوات الجوهرية:

1. وضع الخطة الأولية للمشروع

تُمثل هذه الخطوة المرحلة الأولى في إدارة المشاريع، حيث يتم دراسة الوضع الحالي بهدف صياغة فكرة واضحة للمشروع، وتحديد أهدافه، والنتائج المتوقعة منه. يتم ذلك من خلال تنفيذ خطة تفصيلية تساعد على برمجة العمل الخاص بالمشروع، ويتضمن التخطيط للمشروع تطبيق الخطوات الآتية:

• بناء إطار عمل خاص بالمشروع: وهو إطار منطقي يتكون من سلسلة خطوات يجب تنفيذها، وعند الانتهاء منها يتم الحصول على تصور كامل حول المشروع والهدف من إنشائه.
• إعداد خطة العمل: وهي طريقة تساعد على الربط بين الموارد المتاحة ونتائج المشروع. تساهم هذه الخطة في توضيح رؤية حول الخطوات المناسبة لسير المشروع، حتى تتمكن المؤسسة من الوصول إلى الأهداف وتحقيق المهام المطلوبة لتنفيذ أعمالها.

2. تنظيم المشروع وتوزيعه

هي عملية استخدام الموارد بهدف مقارنتها بالأنشطة المحددة مسبقاً، حيث تتم دراسة الحاجة إلى الموارد البشرية والمستخدمة في إدارة المشروع، ثم يتم تصميم الإجراءات الخاصة بتقييمه المرحلي، من أجل تحديد التكاليف اللازمة لبدء تطبيق المشروع. تتضمن هذه الخطوة:

• الموارد البشرية: تلعب الموارد البشرية دوراً حاسماً في تنفيذ المشروع. يجب تحديد المهام المتوقعة من كل موظف، وربط هذه المهام بالأنشطة المخطط لها مسبقاً، بحيث تسعى كل مهمة إلى تحقيق أهداف المشروع.
• التوثيق وإعداد التقارير: يعتبر التوثيق من الأنشطة الهامة في إدارة المشاريع، فهو وسيلة لمتابعة كافة الأعمال والتطورات الخاصة بها. أما التقارير فهي الأدوات التي تساعد على تحديد فعالية المشاريع وكفاءتها، من خلال تحليل الوضع الحالي، وحصر نقاط التطوير، وتقديم التوصيات التي تساعد على تعزيز سير العمل.
• إنشاء أنظمة التقييم والمتابعة: المتابعة هي عمليات متكررة تسعى إلى الحصول على معلومات حول كافة الأعمال والأنشطة الخاصة بالمشروع، من أجل التحقق من سيرها وفقاً لخطة العمل. أما التقييم فهو قياس الأداء المرتبط بنشاط معين ومحدد مسبقاً، من أجل المساهمة في إصدار أحكام نهائية حول ذلك النشاط، ومدى قدرته على الوصول إلى الأهداف المتوقعة منه خلال فترة زمنية معينة.
• إعداد الموازنة المالية للمشروع: وهي خطة مالية تحتوي على معلومات حول التكاليف التشغيلية للمشروع، وتساعد على التأكد من كافة الموارد المستخدمة في تطبيق أنشطة المشروع. تساهم أيضاً في توفير أدوات رقابية لمتابعة العمل، من خلال المقارنة بين المصروفات الفعلية والمصروفات المخطط لها.

3. تنفيذ المشروع على أرض الواقع

هي البدء في تطبيق المشروع بشكل فعلي. تعتمد هذه الخطوة على الخطوتين السابقتين، حيث يعتبر وجود تخطيط مناسب وعناصر تنظيم مفصلة من الأسس التي تساعد على نقل المشروع ليصبح واقعياً وموضوعياً. تشمل هذه الخطوة تطبيق الخطوات الفرعية التالية:

• متابعة المشروع: من الضروري عند تنفيذ المشروع الاهتمام بمتابعته عن طريق متابعة كافة الموارد المتاحة، ومقارنتها مع الأهداف والنتائج المتوقعة.
• تسويق المشروع: وهو توفير احتياجات الأفراد بالاعتماد على أسس عديدة، مثل تحليل رغباتهم، واختيار السوق المناسب لوصول المنتجات إليهم، ودراسة تكاليف الإنتاج ومقارنتها مع القدرة الشرائية داخل المجتمع.

4. تقييم المشروع بعد التنفيذ

هي الخطوة الأخيرة في إدارة المشاريع. من واجبات مديري المشروعات التأكد من أنها تحقق الأهداف الخاصة بها. يجب العودة إلى الأهداف المحددة مسبقاً، من أجل التأكد من مدى مطابقتها مع المخططات المحددة مسبقاً.

أنواع مختلفة لإدارة المشاريع

تعتمد المشاريع على استخدام مجموعة من أنواع الإدارات المتخصصة في إدارتها، وتتنوع أشكال إدارات المشاريع وفقاً لطبيعة كل مشروع. من بين أهم أنواع إدارة المشاريع:

• إدارة المشروع الأساسية: هي من أكثر أنواع إدارة المشاريع شيوعاً، وتعتمد على دور مدير المشروع الذي يمتلك السلطة في تطبيق الوظائف الإدارية للمشروع، وتشمل التوجيه، والتنظيم، والرقابة، والتخطيط. يستطيع مدير المشروع العمل بشكل مباشر مع أي مستوى في المؤسسة، من أجل الوصول إلى تحقيق الأهداف الخاصة بالمشروع.
• إدارة البرنامج: هي من المصطلحات الإدارية التي تستخدم بشكل متزامن مع إدارة المشاريع، وذلك نتيجة للتشابه بين المشاريع والبرامج، حيث تسعى كل منهما إلى تحقيق أهداف محددة، وتهتمان بالمدة الزمنية المخصصة لتحقيق الأهداف، وتعتمدان على وجود خطط عمل وميزانيات مالية لتحقيق أهداف معينة.
• إدارة المخاطر الجديدة: هي نوع من إدارات المشاريع المطبقة في المؤسسات، وتهتم بالمستهلكين عن طريق تقديم منتجات جديدة لهم. يتم الاتفاق على هذا المصطلح من خلال دور فريق إدارة المخاطر في المؤسسة، والذي يسعى إلى إيجاد أسواق جديدة تتناسب مع مصادر وقدرات المؤسسة.

المصادر والمراجع

• عماد عبد العزيز، وحسن أحمد، إدارة المشروعات – أكاديمية الجمعيات الأهلية، صفحة 3. بتصرّف.
• “project”, Longman, Retrieved 3-7-2017. Edited.
• “Project Management”, Business Dictionary, Retrieved 3-7-2017. Edited.
• “Project Management”, Investopedia, Retrieved 3-7-2017. Edited.
• Kimberly Winston,”What is Project Management? – Definition & Examples”، Study.com, Retrieved 3-7-2017. Edited.
• فيصل القرعان، دورة حياة المشاريع وإدارتها، صفحة 7، 12، 13، 14، 16، 17، 19، 20، 23. بتصرّف.
• عابد علي (2010 – 2011)، دور التخطيط والرقابة في إدارة المشاريع باستخدام التحليل الشبكي (دراسة)، الجزائر: جامعة أبو بكر بلقايد – تلمسان، صفحة 48، 49. بتصرّف.