تحديد الغايات
تُعد صياغة الأهداف المنشودة حجر الزاوية في تأسيس أي مشروع، حيث يقتضي الأمر التمعن في ماهية النتائج التي نود تحقيقها. يُنصح بالتركيز على هدف رئيسي محدد، مع وضع سلسلة من الأهداف الفرعية التي تدعم الهدف الأساسي لضمان نجاح المشروع. فالأهداف والغايات تمثل نقطة الانطلاق للمشروع، وهي الأساس في تحقيق الازدهار والنجاح.
لتحقيق الأهداف المرجوة، يجب تحديدها بوضوح لا لبس فيه، مع تدعيمها بوضع خطة عمل متكاملة ومتميزة. إن اعتماد الإدارة العليا للمشروع أهدافًا واضحة المعالم وذكية يضمن تحقيق نتائج مثمرة ومبهرة للمشروع.
كما جاء في القرآن الكريم : “وَإِذَا سَأَلَكَ عِبَادِي عَنِّي فَإِنِّي قَرِيبٌ ۖ أُجِيبُ دَعْوَةَ الدَّاعِ إِذَا دَعَانِ ۖ فَلْيَسْتَجِيبُوا لِي وَلْيُؤْمِنُوا بِي لَعَلَّهُمْ يَرْشُدُونَ”.
تخصيص الموارد البشرية
من الضروري تحديد هوية الكفاءات البشرية التي ستتولى إدارة المشروع. يجب النظر إلى هذه الخطوة من زاويتين: الأولى، تحديد الكفاءات البشرية المتاحة، مع تقييم نقاط القوة والضعف لديها. والثانية، الإلمام باحتياجات الكفاءات البشرية غير المتوفرة، وتحديد الفروقات الفردية بينها بناءً على الأهداف المحددة، ومن ثم توزيع المهام والمسؤوليات عليها.
كما قال الرسول صلى الله عليه وسلم: “كلكم راع وكلكم مسؤول عن رعيته”.
توضيح طبيعة العمل ونطاقه
يتم تحديد النشاط الفعلي المطلوب لتحقيق الأهداف المنشودة، وذلك بالاتفاق مع الموظفين على كيفية تنفيذ كل هدف تم إقراره على حدة. وعليه، يجب التصريح بمهام فريق العمل بأكبر قدر ممكن من الوضوح، والتأكد من عدم وجود تعارض فيما بينهم.
وفيما يتعلق بتحديد نطاق المشروع، يتم ذلك من خلال وضع جدول زمني مرتبط بأهداف المشروع والموارد المخصصة له، وذلك لتحديد طبيعة الأنشطة المطلوبة، أي نطاق المشروع، مع مراعاة توزيع المهام المطلوبة لتنفيذ المشروع في حدود الميزانية المخصصة له.
تفويض الصلاحيات للفريق
يعتبر التفويض أسلوبًا متميزًا لإدارة المشروع، حيث يتم بشكل تعاوني يعزز الثقة بين أعضاء الفريق، ويساعد في إبراز قدراتهم ومهاراتهم. يقوم مدير المشروع بتحفيزهم وتمكينهم ومنحهم الثقة لإتمام العمل على أكمل وجه.
فالمديرون الذين لا يفضلون التفويض يرفضون المشاركة في المهام، ويعتقدون أنه يجب عليهم القيام بالأعمال بأنفسهم، مما يؤدي إلى إرهاق المديرين وإحباط الموظفين، وبالتالي فشل المشروع. في حين أن المبالغة في التفويض تؤدي إلى تشويش الاتصال بالمشروع، وجعل رغبة الفريق ملحة بالبقاء في المراكز العليا للمشروع.
الإنجاز والمراقبة
يستمر تنفيذ المشروع ومراقبته طالما أن عمليات المشروع مستمرة، وذلك باستخدام وسائل إدارة المشاريع، مما يضمن استمرار خطوط الاتصال مفتوحة، ومنح سرعة المعرفة بحيثيات الأمور للمدير وفريق المشروع. يجب أن تكون اللقاءات والاجتماعات دورية، وذلك لإجراء أي تغييرات ضرورية، وتفادي أي طارئ قد يحدث.
المصادر
- Ruari O’Donnellan (30-3-2018), “6 Simple Steps to Start any Project”, www.brightwork.com, Retrieved 21-9-2018. Edited.
- “How Setting Goals and Objectives for Projects Leads to Successful Outcomes”, www.continuingprofessionaldevelopment.org, Retrieved 21-9-2018. Edited.
- “How to define the scope of a project”, www.cio.com, Retrieved 21-9-2018. Edited.
- “Improve Your Delegation Skills for a Happy Team”, www.brightwork.com, Retrieved 21-9-2018. Edited.
